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Faire plus et mieux avec moins, épisode 1 : les approvisionnements

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Écrit par a

Benjamin Doucet

le

13 septembre 2023

Il existe aujourd’hui de nombreux outils numériques qui peuvent vous permettre de ne plus gaspiller votre temps et votre argent.

Voici le premier épisode d’une série d’articles qui vous permettront de découvrir comment le numérique peut vous aider à mieux gérer vos affaires.

Les approvisionnements, un secteur complexe à gérer

La gestion de l’arrivée de la matière première (bois rond) est un réel casse-tête pour les dirigeants, car elle implique beaucoup d’acteurs internes et externes (fournisseurs, transporteurs, syndicats …). Cette complexité est d’autant plus forte que le secteur de l’approvisionnement gère énormément de volume d’opérations dans un contexte d’urgence permanent, ce qui génère une grande quantité de documents administratifs. Ces éléments combinés provoquent des erreurs de mesurage, des erreurs d’affectation de chargement et des erreurs de gestion (facturation, réclamations…).

C’est donc l’un des secteurs critiques pour une entreprise de transformation du bois.

Des solutions existent grâce au numérique

Besoin de services flexibles et mobiles

Les mesureurs, les opérateurs dans la cour ou même les transporteurs doivent être libres de leurs déplacements à l’extérieur et avoir les documents appropriés à portée de main en tout temps. Avec les technologies mobiles, il est possible de mesurer son bois en extérieur ou d’enregistrer un chargement depuis une tablette. Ces objets connectés, accessibles en ligne ou en local suivant les possibilités de capter un signal WIFI, sont équipés d’étuis de sécurité contre le bris et deviennent des alliés précieux.

On peut également aller plus loin, en installant une balance connectée qui offre un self-service aux transporteurs afin de les rendre autonomes lorsqu’ils viennent livrer leur bois. Le résultat est gagnant pour l’entreprise, car elle n’a plus besoin de vérifier manuellement la livraison, de l’autre, le camionneur est payé plus vite, car le mesurage se fait sur la base d’un ratio poids/volume.

Icône double guillemet
La réalité pour nos clients, c’est que l’investissement dans nos solutions s’autofinance grâce aux gains de temps et à l’élimination des erreurs

Éliminer la paperasse et les erreurs

Les approvisionnements nécessitent une gestion précise des liens entre les acteurs. Par exemple avec les transporteurs et, pour le Québec, avec les syndicats. En utilisant un système comme celui d’EFFECTO OnSite, tout est déjà configuré dans le système, y compris les documents administratifs, donc la plupart des tâches administratives sont éliminées, car automatisées. On parle essentiellement des doubles ou triples saisies et de toutes les recherches à des fins statistiques.

Les usines fonctionnent encore beaucoup avec le papier et les fichiers Excel. En intégrant un système de gestion de type ERP / MES (Enterprise resource planning / Manufacturing Execution System) complété par des applications mobiles spécifiques, tout est plus simple. Il n’y a plus qu’une seule saisie dans une interface préconfigurée donc on gagne du temps et on limite considérablement les risques d’erreurs.

Automatiser toutes les tâches répétitives

Il est également possible de se connecter au système de facturation ou au logiciel comptable. Grâce à un outil numérique qui automatise les étapes administratives, la facturation se fait toute seule et immédiatement après la validation du bon de livraison électronique. C’est donc rapide, simple et fiable : de quoi faire plaisir à ses fournisseurs et à son comptable.

L’intérêt de faire appel à un fournisseur comme EFFECTO c’est que, d’une part nous sommes éditeurs de logiciels spécialisés pour le secteur de la transformation du bois ; et que d’autre part, nous installons dans les usines en Amérique du Nord et en Europe. Nous avons donc toutes les cartes en main pour offrir des solutions qui prennent en compte les spécificités des métiers et de la localisation du client (Québec, France ou autre).

approvisionnement de bois en billots

Des effets positifs à l’échelle de l’entreprise

Au-delà des employés qui sont dans le département des approvisionnements, c’est toute l’entreprise qui ressent les bénéfices de l’automatisation des processus d’approvisionnement.

En effet, vos ressources humaines savent que l’intégration des nouveaux employés sera plus facile, car le logiciel sera là pour les guider et automatiser la plupart des étapes. Ces évolutions dans le quotidien de votre main d’œuvre permettront aussi de valoriser les postes de travail et de donner une image d’entreprise innovante, dans l’air du temps. Un nouvel atout pour le recrutement !

C’est également votre image auprès des fournisseurs qui sera améliorée grâce à une réactivité de paiement accrue pour les transporteurs et à une haute fiabilité des documents administratifs transmis.  

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