Il est certain que de choisir un fournisseur comme EFFECTO qui connait bien le secteur de la transformation du bois va faciliter l’implantation. En effet, choisir un spécialiste comme nous, vous fait gagner du temps et de l’efficacité car il connait déjà vos équipements, les étapes de production et les contraintes des métiers qui existent dans l’entreprise, des bureaux jusque dans l’usine.
Il n’empêche que gérer un projet comporte toujours des risques. Votre fournisseur est là pour vous accompagner à chaque étape mais sachez dès maintenant à quoi vous attendre et quels seront les points importants à prendre en compte de votre côté pour garantir le succès du projet.
1- L’engagement de la Direction : ingrédient le plus important
Même avec le meilleur chargé de projet du monde, sans engagement fort et ferme de votre part, le projet connaitra des retards et/ou des déceptions. Par engagement, nous parlons à la fois de la communication interne et du temps qu’il faudra libérer pour certains de vos employés (qui sera prévu dans la planification).
Nommer un responsable interne qui soit disponible et légitime
La première étape sera d’identifier la bonne ressource interne pour coordonner le projet chez vous. Il est important de désigner quelqu’un qui aura le temps de s’en occuper. Un estimé du temps nécessaire vous sera communiqué par le chargé de compte après l’évaluation du projet. Il faut aussi que cette personne connaisse bien l’entreprise pour qu’elle puisse répondre à nos questions ou savoir à qui demander. Cette personne aura la tâche d’être le point de contact avec l’équipe EFFECTO et assurera le relai en interne pour que tout le monde avance au bon rythme et dans le même sens.
Si vous n’avez pas de ressource interne, dites-le-nous, nous pourrons le prendre en compte dans notre évaluation et vous proposer de le prendre en charge.
Communiquer, expliquer et impliquer
La seconde étape va être cruciale également : la communication interne. L’équipe de Direction, tout comme le chef de projet interne, seront les ambassadeurs du projet. Votre discours vis-à-vis des employés doit donc être positif et orienté solutions. Il est indispensable de parler du projet à vos employés qui seront impactés de près ou de loin. Ils doivent comprendre pourquoi vous mettez en place ce projet et savoir ce qui va changer dans leur travail : les impacts positifs sur l’entreprise et les bénéfices qu’ils vont en retirer. Ce dernier point est le meilleur levier pour faire adopter un projet de nouvelles technologies. L’employé doit savoir qu’il a quelque chose à gagner dans ce changement. Il doit être rassuré sur le fait qu’il ne risque pas de perdre son emploi, mais que, peut-être, son quotidien va évoluer. La communication est importante au début du projet et doit aussi se poursuivre régulièrement pour maintenir l’implication des équipes.
Il peut arriver que le projet passe par des périodes de doute, car nous venons, en tant que fournisseur externe, vous challenger sur vos processus d’affaires et parfois remettre en question certaines habitudes. Il sera essentiel de rester unis et d’accompagner l’installation de nos solutions gagnantes pour que le projet aboutisse et que vous soyez satisfait du résultat.
2- Avoir les bonnes informations fait prendre les bonnes décisions
A chaque projet, nous avons un chargé de compte qui fait la visite de l’usine avec les personnes responsables de l’entreprise. Il fait une estimation de l’envergure du projet, les requis techniques et estime le temps que cela va prendre avec les informations dont il dispose. Plus vous serez capable de communiquer des informations fiables, plus cet estimé sera juste et évitera les ajustements, voire les retards.
